Koszty uzyskania przychodów 2026 – co to jest i jak liczyć?

W 2026 roku standardowe koszty uzyskania przychodów dla pracownika wynoszą 250 zł miesięcznie, a dla osoby dojeżdżającej z innej miejscowości 300 zł miesięcznie. Roczne limity to odpowiednio 3000 zł, 4500 zł, 3600 zł i 5400 zł, a przy prawach autorskich można stosować 50% kosztów z rocznym limitem 120 000 zł. Koszty uzyskania przychodów to po prostu wydatki albo ustawowo określone kwoty, które pomniejszają przychód przed obliczeniem podatku. Im wyższe prawidłowo zastosowane koszty, tym niższy dochód do opodatkowania, a więc i niższy PIT.

Co to są koszty uzyskania przychodów?

Koszty uzyskania przychodów, w skrócie KUP, to koszty związane z osiągnięciem przychodu albo zachowaniem czy zabezpieczeniem jego źródła. W praktyce dla etatu najczęściej są to ustawowe, ryczałtowe kwoty wpisywane automatycznie przy rozliczeniu wynagrodzenia. W działalności gospodarczej są to natomiast realnie ponoszone, udokumentowane wydatki firmowe, które mają związek z przychodem.

Najprościej mówiąc, koszt podatkowy zmniejsza podstawę opodatkowania. To dlatego dwie osoby z takim samym przychodem mogą zapłacić inny podatek, jeśli mają inne koszty.

Ile wynoszą koszty uzyskania przychodów w 2026 roku?

Dla pracowników stosuje się cztery podstawowe warianty:

Standardowe koszty pracownicze

Jeśli pracujesz w jednej firmie i mieszkasz w tej samej miejscowości co zakład pracy, koszt wynosi 250 zł miesięcznie, czyli maksymalnie 3000 zł rocznie. Jeśli masz równocześnie więcej niż jeden etat, roczny limit rośnie do 4500 zł.

Podwyższone koszty dla dojeżdżających

Jeśli mieszkasz poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i nie dostajesz dodatku za rozłąkę ani zwrotu kosztów dojazdu, możesz stosować 300 zł miesięcznie. W takim przypadku limit roczny wynosi 3600 zł przy jednym etacie albo 5400 zł przy kilku etatach jednocześnie.

Jak liczyć koszty uzyskania przychodów na etacie?

Na etacie liczenie jest proste, bo zwykle nie ustalasz kosztów samodzielnie. Pracodawca stosuje je przy wyliczaniu zaliczki na PIT, a potem wartości trafiają do PIT-11. W rozliczeniu rocznym bierzesz pod uwagę koszt miesięczny i pilnujesz limitu rocznego odpowiedniego dla swojej sytuacji.

Przykład:
pracownik zatrudniony cały rok na jednym etacie, w tej samej miejscowości co zakład pracy:
12 miesięcy × 250 zł = 3000 zł kosztów rocznie.

Drugi przykład:
pracownik dojeżdżający z innej miejscowości przez cały rok:
12 miesięcy × 300 zł = 3600 zł kosztów rocznie.

Jeśli w części roku przysługiwały Ci zwykłe koszty, a w części podwyższone, trzeba policzyć każdy miesiąc osobno. Liczy się faktyczny stan w danym miesiącu, a przy zmianie sytuacji trzeba zaktualizować wcześniejsze oświadczenie.

Kiedy przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodów?

Podwyższone koszty przysługują wtedy, gdy Twoje miejsce zamieszkania znajduje się poza miejscowością, w której jest zakład pracy, i jednocześnie nie otrzymujesz dodatku za rozłąkę. Zasada dotyczy wyłącznie miesięcy, w których te warunki były faktycznie spełnione.

To ważne w praktyce. Jeśli przeprowadzisz się do miejscowości, w której pracujesz, albo przestaniesz dojeżdżać, podwyższone koszty nie powinny być dalej stosowane.

Jak liczyć koszty uzyskania przychodów przy umowie zlecenia lub o dzieło?

Przy umowie zlecenia i umowie o dzieło co do zasady stosuje się 20% kosztów uzyskania przychodu. Nie liczy się ich jednak od pełnego przychodu brutto, lecz od przychodu pomniejszonego o potrącone w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne, jeśli to właśnie ten przychód stanowi podstawę ich naliczenia.

Przykład:
wynagrodzenie z umowy zlecenia 5000 zł,
składki społeczne potrącone z Twoich środków 685 zł.

Podstawa kosztów: 5000 zł – 685 zł = 4315 zł
Koszty uzyskania przychodu: 20% × 4315 zł = 863 zł.

To właśnie ta kwota obniża dochód do opodatkowania.

Kiedy można stosować 50% koszty uzyskania przychodów?

Pięćdziesięcioprocentowe koszty dotyczą przychodów z praw autorskich i praw pokrewnych. Liczy się je od przychodu pomniejszonego o potrącone składki społeczne finansowane przez podatnika, a roczny limit takich kosztów wynosi 120 000 zł.

To rozwiązanie najczęściej dotyczy twórców, autorów, projektantów, programistów, grafików czy osób tworzących utwory w rozumieniu prawa autorskiego, ale tylko wtedy, gdy charakter pracy i dokumentacja pozwalają na zastosowanie tej preferencji.

Przykład:
przychód autorski po pomniejszeniu o składki społeczne wynosi 10 000 zł.
Koszty uzyskania przychodu: 50% × 10 000 zł = 5000 zł.

Jeśli rzeczywiście poniesione koszty były wyższe niż te obliczone według normy 50%, można przyjąć koszty faktyczne, o ile potrafisz je udowodnić.

Jak liczyć koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej?

W działalności gospodarczej mechanizm jest inny niż przy etacie. Tu nie działa stała miesięczna kwota 250 zł czy 300 zł. Kosztem są realnie poniesione wydatki, które mają związek z osiąganiem przychodu albo zabezpieczeniem źródła przychodów, a dodatkowo muszą być odpowiednio udokumentowane.

Podstawowy wzór wygląda tak:

dochód = przychód – koszty uzyskania przychodów

Jeżeli przychód z firmy wyniósł 18 000 zł, a udokumentowane koszty 6500 zł, to dochód do opodatkowania wyniesie 11 500 zł.

Do kosztów mogą należeć na przykład zakup towaru, materiałów, sprzętu, oprogramowania, paliwa, usług księgowych czy części wydatków związanych z lokalem, o ile istnieje związek z działalnością. Wydatki trzeba przechowywać i umieć wykazać ich związek z przychodem.

Czy na ryczałcie można rozliczać koszty uzyskania przychodów?

Nie. Przy ryczałcie podatek płacisz od przychodu, a nie od dochodu, więc kosztów uzyskania przychodów nie uwzględnia się w rachunku podatkowym. To jedna z najważniejszych różnic między ryczałtem a skalą podatkową lub podatkiem liniowym.

W praktyce oznacza to, że ryczałt częściej opłaca się wtedy, gdy masz niskie koszty prowadzenia działalności.

Jakie błędy najczęściej pojawiają się przy liczeniu kosztów?

Najczęstszy błąd to automatyczne przyjmowanie podwyższonych kosztów tylko dlatego, że ktoś kiedyś dojeżdżał do pracy. Liczy się stan faktyczny w konkretnym miesiącu. Drugim błędem jest mylenie 20% kosztów dla zleceń z 50% kosztami autorskimi. To nie są te same zasady i nie można ich stosować zamiennie.

W działalności gospodarczej typowym problemem jest zaliczanie do kosztów wydatków, które nie mają realnego związku z przychodem albo nie są dobrze udokumentowane.

Podsumowanie

Koszty uzyskania przychodów w 2026 roku nadal mają bardzo duże znaczenie dla wysokości podatku. Na etacie najczęściej będzie to 250 zł albo 300 zł miesięcznie, przy zleceniu i dziele zazwyczaj 20%, a przy prawach autorskich 50% z limitem 120 000 zł rocznie.

Jeśli chcesz poprawnie policzyć KUP, najpierw ustal źródło przychodu. Dopiero potem dobierasz właściwą metodę: kwotę ryczałtową, procent od przychodu pomniejszonego o składki albo koszty faktycznie poniesione. To najprostsza droga do prawidłowego rozliczenia i uniknięcia błędów.