Samofakturowanie- jak działa i kiedy można z niego skorzystać?

Samofakturowanie to procedura, w której nabywca towaru lub usługi wystawia fakturę w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Można z niej skorzystać tylko wtedy, gdy strony wcześniej zawrą umowę w sprawie wystawiania faktur i określą w niej procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez sprzedawcę. Faktura wystawiona w tym trybie musi zawierać oznaczenie „samofakturowanie”. Dla firm oznacza to prostszy obieg dokumentów, szczególnie wtedy, gdy to nabywca szybciej zna dane potrzebne do rozliczenia transakcji. Samofakturowanie bywa przydatne przy stałej współpracy, rozliczeniach masowych, skupie towarów, usługach cyklicznych albo współpracy z dostawcami, którzy wolą przekazać obsługę fakturowania kontrahentowi. Trzeba jednak pamiętać, że fakturę wystawia nabywca, ale odpowiedzialność podatkowa sprzedawcy za prawidłowe rozliczenie sprzedaży nie znika.

Czym jest samofakturowanie?

Samofakturowanie to wystawianie faktur przez nabywcę, ale nie „dla siebie” w sensie prywatnym. Nabywca działa w imieniu i na rzecz sprzedawcy, czyli dokumentuje sprzedaż dokonaną przez sprzedawcę na rzecz tego nabywcy. Ustawa o VAT pozwala na takie rozwiązanie, jeśli nabywca towarów lub usług i sprzedawca zawarli wcześniej odpowiednią umowę.

Najprostszy przykład: firma kupuje od stałego dostawcy określone usługi co miesiąc. Zamiast czekać, aż dostawca wystawi fakturę, nabywca sam ją przygotowuje według uzgodnionych zasad. Na fakturze sprzedawcą nadal jest dostawca, a nabywcą firma kupująca usługę.

Kiedy można skorzystać z samofakturowania?

Z samofakturowania można skorzystać, gdy spełnione są trzy warunki. Po pierwsze, nabywca kupuje towary lub usługi od podatnika. Po drugie, faktura jest wystawiana w imieniu i na rzecz tego podatnika. Po trzecie, strony wcześniej zawarły umowę, w której określono procedurę zatwierdzania faktur przez sprzedawcę.

To oznacza, że nie można po prostu zacząć wystawiać faktur za kontrahenta bez jego zgody. Samofakturowanie musi być wcześniej ustalone, najlepiej w formie pisemnej albo elektronicznej, tak aby w razie kontroli było jasne, od kiedy i na jakich zasadach nabywca ma prawo wystawiać faktury.

Co powinna zawierać umowa o samofakturowanie?

Ustawa o VAT wymaga, aby umowa określała procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży. Innymi słowy, sprzedawca musi mieć ustalony sposób akceptowania faktur wystawianych przez nabywcę.

W praktyce w umowie warto opisać:

Przepisy nie narzucają jednego wzoru takiej umowy. Najważniejsze jest to, żeby strony rzeczywiście uzgodniły zasady i potrafiły wykazać, że sprzedawca akceptuje faktury wystawiane przez nabywcę.

Czy sprzedawca musi zatwierdzać faktury?

Tak. Procedura zatwierdzania faktur przez sprzedawcę jest jednym z warunków samofakturowania. Ustawa o VAT wymaga, aby była ona określona w umowie między stronami.

Zatwierdzanie może wyglądać różnie. Sprzedawca może akceptować każdą fakturę osobno, może mieć określony termin na zgłoszenie zastrzeżeń albo może korzystać z ustalonej procedury elektronicznej. Ważne, aby sposób zatwierdzania był realny, zrozumiały i możliwy do udokumentowania.

Jak oznaczyć fakturę przy samofakturowaniu?

Faktura wystawiona w procedurze samofakturowania musi zawierać wyraz „samofakturowanie”. Wynika to z art. 106e ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT.

W KSeF oznaczenie to ma swój odpowiednik techniczny. Podręcznik KSeF 2.0 wskazuje, że przy samofakturowaniu dane sprzedawcy znajdują się w części Podmiot1, dane nabywcy, czyli wystawcy, w części Podmiot2, a faktura zawiera wartość „1” w polu P_17. Ten znacznik realizuje obowiązek oznaczenia faktury wyrazem „samofakturowanie”.

Jak działa samofakturowanie krok po kroku?

Samofakturowanie można opisać w kilku prostych etapach:

1. Sprzedawca i nabywca zawierają umowę o samofakturowanie.
2. W umowie ustalają procedurę zatwierdzania faktur.
3. Nabywca wystawia fakturę w imieniu i na rzecz sprzedawcy.
4. Faktura zawiera dane sprzedawcy, dane nabywcy i oznaczenie „samofakturowanie”.
5. Sprzedawca zatwierdza fakturę zgodnie z ustaloną procedurą.
6. Obie strony ujmują dokument w swoich rozliczeniach według zasad VAT.

W KSeF proces jest bardziej techniczny. Sprzedawca nadaje nabywcy uprawnienie do wystawiania faktur w KSeF w ramach samofakturowania, nabywca przygotowuje plik XML faktury, wysyła go do KSeF, a system nadaje fakturze numer KSeF.

Kto jest sprzedawcą na fakturze przy samofakturowaniu?

Sprzedawcą na fakturze pozostaje podmiot, który faktycznie dokonał dostawy towaru albo wykonał usługę. Nabywca jest tylko wystawcą faktury działającym w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Ustawa o VAT wyraźnie wskazuje, że nabywca może wystawiać faktury w imieniu i na rzecz podatnika, od którego kupuje towary lub usługi.

To ważne, bo samofakturowanie nie zmienia stron transakcji. Nie robi z nabywcy sprzedawcy. Zmienia wyłącznie to, kto technicznie wystawia dokument.

Czy samofakturowanie zmienia obowiązek podatkowy?

Nie. Samofakturowanie nie przenosi sprzedaży na nabywcę i nie zmienia zasad rozliczenia VAT przez sprzedawcę. Nabywca wystawia dokument, ale robi to w imieniu i na rzecz sprzedawcy. To nadal sprzedawca jest podatnikiem dokumentującym swoją sprzedaż, a faktura powinna odpowiadać rzeczywistej transakcji.

W praktyce oznacza to, że strony powinny szczególnie pilnować poprawności danych: daty sprzedaży, stawki VAT, podstawy opodatkowania, kwoty podatku i wartości brutto. Błąd w fakturze może mieć skutki dla obu stron, ale sprzedawca nie powinien traktować samofakturowania jako „oddania całej odpowiedzialności” kontrahentowi.

Czy samofakturowanie jest obowiązkowe?

Nie. Samofakturowanie jest rozwiązaniem dobrowolnym. Strony mogą z niego skorzystać, ale tylko wtedy, gdy wcześniej uzgodnią to w umowie i ustalą procedurę zatwierdzania faktur.

Jeśli strony nie zawrą takiej umowy, faktury wystawia sprzedawca albo inna upoważniona przez niego osoba trzecia. Ustawa o VAT dopuszcza także wystawianie faktur w imieniu i na rzecz podatnika przez upoważnioną osobę trzecią, na przykład przedstawiciela podatkowego.

Czy samofakturowanie działa w KSeF?

Tak. Samofakturowanie działa w KSeF, ale wymaga nadania odpowiednich uprawnień. Podręcznik KSeF 2.0 opisuje, że sprzedawca może nadać nabywcy uprawnienie do wystawiania faktur w KSeF w ramach samofakturowania. Po uwierzytelnieniu nabywca wystawia fakturę w swoim kontekście, jako nabywca, a sprzedawca występuje na fakturze jako Podmiot1.

Faktury wystawione przez nabywcę w ramach samofakturowania są przechowywane w KSeF zarówno w kontekście nabywcy, jak i sprzedawcy. Nabywca ma dostęp tylko do faktur tego sprzedawcy, które sam wystawił w związku z umową o samofakturowanie, oraz do faktur, które sprzedawca wystawił dla niego sam. Nie dostaje dostępu do innych faktur sprzedażowych tego podatnika.

Czy nabywca musi przekazać sprzedawcy numer KSeF faktury?

Nie, co do zasady nabywca nie ma obowiązku przekazywania sprzedawcy numeru KSeF faktur wystawionych w ramach samofakturowania. Podręcznik KSeF 2.0 wskazuje, że sprzedawca ma dostęp w KSeF do takich faktur, ponieważ jest stroną transakcji jako Podmiot1.

W praktyce strony mogą jednak umówić się na dodatkowe powiadomienia, na przykład e-mail z numerem faktury albo informacją o jej wystawieniu. Takie rozwiązanie może ułatwić księgowanie, ale nie zastępuje zasad wynikających z KSeF.

Od kiedy samofakturowanie w KSeF będzie ważne dla firm?

Obowiązkowe wystawianie faktur w KSeF wchodzi etapami: od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł z VAT, oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. Do 31 grudnia 2026 r. przewidziano ułatwienie dla podatników, u których w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na fakturach poza KSeF nie przekroczy 10 000 zł.

Dla samofakturowania oznacza to, że firmy korzystające z tej procedury powinny sprawdzić nie tylko umowę z kontrahentem, ale także uprawnienia w KSeF. Jeżeli nabywca ma wystawiać faktury w systemie, sprzedawca musi umożliwić mu takie działanie zgodnie z modelem uprawnień.

Kiedy samofakturowanie może być wyłączone z obowiązkowego KSeF?

Podręcznik KSeF 2.0 wskazuje, że w procedurze samofakturowania wyłączenia z obowiązkowego KSeF dotyczą w szczególności eksportu towarów, określonych dostaw towarów lub świadczenia usług, gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego, oraz transakcji na rzecz podatnika z kraju trzeciego lub innego kraju UE, gdy miejscem opodatkowania jest Polska, jeżeli nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności polskim NIP.

W takich sytuacjach fakturę wystawia się poza KSeF, na dotychczasowych zasadach, czyli jako fakturę papierową albo elektroniczną. Powód jest praktyczny: jeżeli nabywca samofakturujący nie posługuje się polskim NIP na potrzeby danej czynności, nie ma technicznej możliwości skutecznego nadania mu odpowiednich uprawnień w KSeF.

Czy faktura elektroniczna w samofakturowaniu wymaga przekazania sprzedawcy?

Tak. W przypadku faktur elektronicznych nabywca wystawiający fakturę w trybie samofakturowania przesyła ją albo udostępnia podatnikowi, który go do tego upoważnił, w sposób uzgodniony i z uwzględnieniem procedury zatwierdzania faktur. Jednocześnie zachowuje fakturę w swojej dokumentacji.

Po wejściu w obowiązkowy KSeF wiele takich czynności będzie realizowanych przez system, ale wciąż warto mieć w umowie jasne zasady komunikacji. Szczególnie przy korektach, reklamacjach albo transakcjach nietypowych dobrze jest wiedzieć, kto i w jakim terminie reaguje na błędną fakturę.

Jakie są zalety samofakturowania?

Największą zaletą samofakturowania jest kontrola nad szybkością i spójnością fakturowania po stronie nabywcy. To szczególnie przydatne, gdy nabywca ma wiele podobnych rozliczeń z dostawcami albo gdy dane do faktury powstają w jego systemie, na przykład po odbiorze towaru, rozliczeniu prowizji albo potwierdzeniu wykonania usługi.

Dla sprzedawcy korzyścią może być mniej pracy administracyjnej. Zamiast wystawiać dokumenty ręcznie, sprzedawca zatwierdza faktury przygotowane przez nabywcę. Warunek jest jeden: procedura musi być dobrze opisana, a dane muszą być sprawdzane.

Jakie są ryzyka przy samofakturowaniu?

Największe ryzyko to błędna faktura wystawiona przez nabywcę, na przykład z nieprawidłową stawką VAT, datą sprzedaży, kwotą albo opisem usługi. Ponieważ faktura dokumentuje sprzedaż sprzedawcy, błędy mogą wpływać na jego rozliczenie podatku.

Drugie ryzyko to zbyt ogólna umowa. Jeśli strony nie opiszą procedury zatwierdzania faktur, mogą pojawić się spory: czy faktura została zaakceptowana, czy sprzedawca miał czas na reakcję, kto powinien wystawić korektę i od kiedy dokument jest ostateczny.

Dla kogo samofakturowanie jest dobrym rozwiązaniem?

Samofakturowanie sprawdza się przede wszystkim przy stałej, powtarzalnej współpracy między firmami. Może być wygodne dla sieci handlowych, dużych nabywców usług, firm logistycznych, platform współpracujących z wieloma dostawcami, podmiotów rozliczających prowizje albo firm, które mają własny system kontroli dostaw i rozliczeń.

Nie jest to jednak rozwiązanie dla każdej transakcji. Przy jednorazowej współpracy często prościej jest, aby fakturę wystawił sprzedawca. Samofakturowanie ma sens wtedy, gdy porządkuje proces, skraca czas rozliczeń i zmniejsza liczbę ręcznych uzgodnień.

Jak przygotować firmę do samofakturowania?

Najpierw trzeba ustalić, które transakcje mają być objęte procedurą. Następnie należy przygotować umowę z kontrahentem, opisać sposób zatwierdzania faktur i ustalić, kto odpowiada za sprawdzanie danych. Jeżeli firma będzie korzystać z KSeF, trzeba także zadbać o właściwe uprawnienia w systemie.

Warto też przygotować wewnętrzną instrukcję dla księgowości. Powinna obejmować oznaczanie faktur, kontrolę statusu akceptacji, zasady korekt oraz sposób komunikacji ze sprzedawcą. Dzięki temu samofakturowanie nie będzie tylko zapisem w umowie, ale realnie działającym procesem.